Nosso gerenciamento de e-mail é, em geral, perigosamente demorado. (Foto: Christin Hume para Unsplash)
TRABALHO MALDITO! é uma seção onde Olivier Schmouker responde às suas perguntas mais difíceis [et les plus pertinentes] sobre o mundo empresarial moderno… e, claro, suas falhas. Um encontro para ler terças feiras e a Quintas-feiras. você quer participar? Envie-nos a sua pergunta para [email protected]
P. – “Todos os dias recebo mais e-mails do que posso suportar. Tenho a sensação de estar me afogando. Como você coloca sua cabeça acima da água?” – Audrey
R. – Prezada Audrey, é verdade que os e-mails podem rapidamente inundar nossa caixa de entrada se não os tratarmos de forma consistente e rigorosa. E mesmo assim, pode não ser o suficiente, porque alguns dias – sabe-se lá por quê – nós literalmente afundamos no fluxo interminável de e-mails.
O que fazer? Parece simples para mim: use dicas simples e eficazes adotadas por campeões de gerenciamento de e-mail. Como Matt Plumer, CEO e fundador da consultoria de produtividade Zarvana, que analisou a maneira como a maioria de nós gerencia nossos e-mails, identificou nossos maus hábitos de e-mail e encontrou soluções para corrigi-los.
Erro número 1: verificamos nossos e-mails o tempo todo
Se somarmos os minutos que gastamos diariamente consultando, lendo e lidando com nossos e-mails, ficaríamos horrorizados: pode facilmente somar uma ou duas horas, ou até mais. Imagine como pode ser na escala de um ano…
De acordo com o trabalho do Sr. Plumer, consultamos nossa caixa de entrada de e-mail profissional em média 15 vezes por dia, ou uma vez a cada 37 minutos. Em seguida, levamos vários minutos para processar o que precisa ser processado sem demora. E uma vez feito isso, geralmente levamos 64 segundos para nos colocar mentalmente de volta nos trilhos, revela um estudo da Universidade de Loughborough, na Grã-Bretanha.
Podemos ver claramente que nossa maneira de fazer as coisas é perigosamente demorada.
O problema vem do fato de nossa gestão ser caótica: reagimos rapidamente quando uma notificação aparece em um canto da tela, mesmo que o e-mail não seja importante; demoramos longos minutos para dar uma resposta bonita só porque o e-mail vem do chefe, e não nos esforçamos tanto – por falta de tempo, inconscientemente nos justificamos – em responder à pergunta de um cliente; etc
A solução defendida por Matt Plumer é dupla e radical:
– Apague de uma vez por todas as notificações. Os e-mails não podem mais sabotar nosso trabalho em andamento.
– Verifique nossa caixa de correio apenas uma vez por hora. E dedique apenas 7 ou 8 minutos no máximo a isso, nunca mais. Na verdade, isso nos obrigará a ir ao essencial e, portanto, a sermos eficazes em nosso tratamento.
Erro número 2: arquivamos várias vezes
O que fazemos quando um e-mail não é urgente? Nós o arquivamos em uma pasta, para podermos voltar a ele mais tarde, quando tivermos um momento só para nós.
Grande erro! Porque vai obrigar-nos a lê-lo uma segunda vez (perda de tempo), numa altura em que nos sentiremos culpados porque a pasta em questão está cheia de emails não processados quando deveriam estar há muito tempo ( carga mental).
É melhor pagar pelo e-mail que você leu imediatamente, gastando o mínimo de tempo possível, diz o Sr. Plumer. E assim acabar com nosso reflexo de classificar tudo e qualquer coisa.
Segundo seu trabalho, temos em média 37 pastas de e-mail em mãos. E inevitavelmente nos perdemos, desajeitados como somos na nossa forma de procurar tal ou tal e-mail: em geral, clicamos numa pasta e rolamos até acabarmos por cair naquela que nos interessa; o que se traduz em minutos e minutos perdidos todos os dias.
A coisa? Matt Plumer recomenda o uso sistemático do mecanismo de busca. Por palavras-chave (é 9% mais rápido do que navegar por uma caixa de e-mail). Ou por operadores comuns (por exemplo, “from:redact[email protected]”) (economia de tempo estimada em 50%).
Erro número 3: toleramos e-mails irrelevantes
Segundo dados da Sanebox, 62% dos e-mails que recebemos são irrelevantes. Pode ser, digamos, spam, mas nós o examinamos mesmo assim, por puro profissionalismo; ou mesmo boletins que assinamos, mas que quase nunca abrimos (o trabalho do Sr. Plumer mostra que geralmente abrimos apenas um em cada cinco!).
Novamente, isso é uma grande perda de tempo.
Daí o interesse em agir sem piedade para com eles:
– Filtre automaticamente as newsletters que já quase não lemos, mas que temos de subscrever.
– Cancele a assinatura de boletins informativos e outras mensagens de empresas que não são mais relevantes para nós.
– Bloqueie sistematicamente remetentes que nos enviam spam. Sem dar a eles uma segunda chance.
Ao usar esses truques, Audrey, você deve ver o número de e-mails que recebe durante o dia desaparecer, como mágica.
Aliás, o sociólogo francês Dominique Wolton gosta de dizer: “Na comunicação, o mais complicado não é a mensagem nem a técnica, mas o receptor”.
