A ideia é corrigir a situação tornando cada uma das reuniões necessárias e eficazes. (Foto: Mapbox para Unsplash)
TRABALHO MALDICIONADO! é uma seção onde Olivier Schmouker responde às suas perguntas mais interessantes [et les plus pertinentes] sobre o mundo empresarial moderno… e, claro, as suas deficiências. Marcação para ler o terças feiras e a Quintas-feiras. você quer participar? Envie-nos sua pergunta para [email protected]
P. – “Na nossa PME, trabalhamos hoje em modo híbrido, para maior satisfação de todos, penso eu. Mas para mim ainda representa um problema: obriga-nos a ter muitas reuniões durante a semana, às vezes pessoalmente, às vezes virtualmente, e isso cansa-me. Fisicamente e mentalmente. Como podemos mudar isso?” – Sylvain
R. – Caro Sylvain, você tem razão, estamos realizando mais reuniões hoje do que nunca. A Microsoft revelou recentemente que o número de reuniões semanais organizadas através da sua aplicação de comunicação colaborativa Teams duplicou para cada trabalhador no mundo desde o início da pandemia. Sim, você e eu temos agora o dobro de reuniões virtuais do que em 2020. E, convenhamos, o número de reuniões presenciais não diminuiu em nada. Muito pelo contrário: assim que todos se reúnem no escritório, aproveitamos para nos ver e conversar longamente junto à máquina de venda automática de café, para realizar rápidas reuniões “One-on-One” (no topo da lista).-a-tete), ou para uma reunião de equipa no início do dia durante quinze minutos, todos em pé para que ninguém se demore. Não é verdade?
Como, então, podemos pôr fim a este frenesim de reuniões? Algumas empresas tomaram medidas drásticas para lidar com a sobrecarga de reuniões. Por exemplo, a plataforma de comércio online Shopify incentiva os seus funcionários a recusarem participar em reuniões nas quais não acreditam que possam acrescentar valor, introduziu quartas-feiras sem reuniões e proíbe reuniões de mais de três pessoas. Outro exemplo: a tecnológica norte-americana TechSmith afirma ter aumentado a sua produtividade ao testar o conceito de um mês sem reuniões.
É claro que estas medidas podem ter-se revelado eficazes para as empresas em questão, mas o problema é que soluções radicais raramente são aplicáveis a outras empresas. Parece-me que é melhor optar por medidas mais suaves, que você pode adaptar como quiser, Sylvain.
Faça uma auditoria de suas reuniões
Revise todas as reuniões recorrentes em sua agenda. Identifique e guarde aqueles que são de uma vez necessário e eficaz.
Em seguida, considere cuidadosamente cada um dos outros, perguntando-se objetivamente a seguinte pergunta: “É realmente necessário?”
Se a resposta for sim, mantenha-o, mas veja quais mudanças você deve fazer para que ele se torne eficaz. E aja de acordo.
E se não for realmente necessário, bem, a solução é simples: exclua-o permanentemente. Porque não passa de uma perda de tempo.
Responda às três perguntas matadoras
Cada vez que um novo convite para uma reunião for enviado a você, pergunte-se as três perguntas a seguir:
– Existe um objetivo convincente em reunir todas essas pessoas?
– O conteúdo da reunião realmente exige engajamento e interação?
– Não existe outra forma de comunicação que seja igualmente eficaz?
Se as três respostas não forem sim, então há um problema, pelo menos uma forma de melhorar a reunião para que se torne necessária e eficaz.
Por exemplo, um e-mail cuidadosamente escrito e documentado às vezes pode resolver o problema. Ou pode-se considerar a criação de um documento compartilhado no qual todos possam apresentar suas ideias, e alguém será responsável por redigir um resumo.
Corte ao longo do tempo
Muitas vezes, as reuniões são simplesmente muito longas. Portanto, encurte-os.
Por exemplo, em vez de realizar uma reunião de uma hora, limite-a a 45 minutos. Isso dará um quarto de hora de trégua a quem terá que prosseguir com outra reunião.
Reduza a fadiga do zoom
De acordo com Jeremy Bailenson, diretor do Laboratório Virtual de Interação Humana da Universidade de Stanford, algumas pequenas modificações nas reuniões virtuais podem ajudar a aliviar o que é comumente chamado de “fadiga do zoom”.
– Na tela, oculte sua imagem. Porque o simples fato de podermos nos ver nos leva a olhar constantemente para nós mesmos e a julgar, o que representa uma grande carga mental.
– Reduza o tamanho da janela de vídeo tanto quanto possível. Porque isso irá “afastar” os outros de você e, assim, colocá-los a uma distância suficiente para que você não precise mais analisar constantemente seus sinais não-verbais. O que, casualmente, também representa uma pesada carga mental.
– Ajuste as configurações da tela para que a imagem não seja agressiva aos seus olhos: brilho, altura da câmera, etc.
Além disso, Jeremy Bailenson destaca um ponto importante que muitas vezes é esquecido em relação às reuniões virtuais. Muitas vezes acreditamos que eles economizam tempo: rapidamente organizados, rapidamente mantidos, etc. Ao fazer isso, erramos, porque causam tarefas demoradas sem que realmente percebamos: “Um exemplo que ninguém fala é que os participantes de uma reunião virtual muitas vezes levam meia hora para ficarem bonitos enquanto a reunião em si só dura um quarto de hora. Podemos então falar sobre economia de tempo?”, diz ele.
Daí o interesse, me parece, de realmente pensarmos na relevância de cada um dos nossos encontros virtuais. Sim, eles são necessários e eficazes?
Sobre este assunto, a coach americana Randah McKinnie conta que durante a sua carreira trabalhou numa empresa de software que implementou uma forma subtil de reduzir o número e a duração das reuniões ao estritamente necessário. Era um aplicativo elaborado internamente que exigia que cada participante de uma reunião informasse seu salário, de forma totalmente anônima. Durante a reunião, o aplicativo tocava sempre que a reunião custava US$ 1.000 extras. E ao final forneceu o custo total do encontro para a empresa. “Isso fez você pensar e encorajou todos a serem tão eficazes quanto possível no futuro, acredite!”, diz ela.
Para finalizar, Sylvain, um último ponto. Um estudo recente da Slack Technologies com 10.000 funcionários de escritório mostra que as pessoas ficam exaustas após duas horas de reuniões no mesmo dia. A sua produtividade começa então a cair irremediavelmente. Daí o interesse em sobretudo não fazer demasiadas reuniões no mesmo dia, reflexo que infelizmente têm hoje muitos gestores que pretendem assim “aproveitar” o facto de os membros da sua equipa estarem todos no escritório alguns dias do semana.
De passagem, o pensador francês Louis de Bonald gostava de dizer: “Reunir os homens não é a forma mais segura de os unir”.