Como sabemos se nossa mensagem urgente será lida a tempo? (Foto: Temas NordWood para Unsplash)
TRABALHO MALDICIONADO! é uma seção onde Olivier Schmouker responde às suas perguntas mais interessantes [et les plus pertinentes] sobre o mundo empresarial moderno … e, claro, as suas deficiências.Marcação para ler o terças feiras e a Quintas-feiras.você quer participar? Envie-nos sua pergunta para [email protected]
P. – “Celular, e-mail, WhatsApp… Hoje em dia são tantos canais de comunicação que as mensagens que envio para os membros da equipe que administro acabam se perdendo. Como se comunicar de forma simples e eficaz com todos?– Pedreiro
R. – Caro Mayson, você aponta um paradoxo que muitas vezes passa despercebido e que, no entanto, é a fonte de uma série de disfunções dentro de uma equipe de trabalho: os meios que temos para nos comunicarmos com os outros estão em constante mudança, mas isto tem o efeito infeliz de dispersar as mensagens e, portanto, reduzir as probabilidades de estas chegarem às pessoas a quem se destinam. Por exemplo, você pode enviar uma mensagem urgente no Slack para um colega, pensando que esta é a melhor maneira de ele recebê-la rapidamente, mas ele pode estar em movimento o dia todo e não pensar em verificar seu e-mail.
A solução? Estabeleça um procedimento claro para todos, que leve em consideração diferentes cenários potenciais. Pelo menos é isso que a treinadora de Quebec, Fouzia Boukhira, recomenda em seu livro “101 boas práticas de gestão – Instruções para gestores iniciantes ou experientes” (Gereso Édition, 2016).
Aqui estão suas principais sugestões:
– Você trabalha o dia todo em campo e, portanto, remotamente. Nesse caso, você avisa os demais com antecedência, por e-mail enviado para toda a equipe. Ao fazer isso, você lembra que a melhor forma de entrar em contato com você é por meio de mensagens instantâneas no celular (ex: WhatsApp).
– Você tem uma mensagem realmente urgente para enviar a um colega. Você liga para ele no celular. Se ele não responder imediatamente, entre em contato com ele por meio de mensagens instantâneas no celular.
– Você precisa de uma resposta rápida ou de ajuda em tempo real. Você liga para a pessoa em questão no celular. Se necessário, através de mensagens instantâneas.
– O colega que você deseja contatar viaja com frequência. Contate-o por meio de mensagens instantâneas.
– Você precisa trabalhar simultaneamente, compartilhando muitas informações. Use uma plataforma de colaboração de documentos em tempo real (por exemplo: Google Docs).
– Você deseja ter uma discussão aprofundada com um colega remoto. Utilize uma videoconferência (ex.: Zoom).
– Você quer fazer um pequeno brainstorming, com duas ou mais pessoas. Organize uma reunião virtual na qual, se possível, utilize um quadro branco digital (por exemplo, Miro).
– Você deve fornecer informações detalhadas. Faça isso por e-mail.
Pronto, Mayson. Estas poucas sugestões devem permitir estabelecer um procedimento simples e claro para todos. Todos saberão então qual canal de comunicação priorizar nesta ou naquela situação recorrente dentro de sua equipe, o que maximizará suas chances de transmitir sua mensagem aos demais.
A propósito, o filósofo francês Michel de Montaigne disse em seus Ensaios: “A amizade prospera na comunicação”.