Os recém-chegados ao Microsoft Excel no Windows e além geralmente ficam sobrecarregados com a grande quantidade de ferramentas e menus disponíveis. Não tema!
Abaixo, temos uma lista de 10 dicas e ferramentas úteis para permitir que você crie a planilha de que precisa (ou incremente uma planilha existente). Agora você pode impressionar sua equipe de projeto ou apenas tornar o gerenciamento de seu orçamento pessoal claro e conciso com essas dicas simples, mas eficazes.
1. Preenchimento automático
Ao criar sua planilha do Excel pela primeira vez, você pode achar que é muito demorado inserir todos os seus dados. Mas o Excel está equipado com recursos para ajudar a acelerar o processo. Se inserir uma série de informações, o Excel pode reconhecer isso e preencher automaticamente os dados em ordem crescente ou decrescente, conforme necessário.
Por exemplo, se sua coluna for uma lista de datas subsequentes, insira a primeira data e clique com o botão esquerdo no pequeno quadrado no canto inferior direito da célula. Ainda segurando o botão do mouse, basta arrastar para baixo e o Excel seguirá a sequência de datas para quantas células você arrastar, preenchendo o restante das datas. Isso pode economizar minutos preciosos (ou até horas ao longo do ano).
2. Formatar células
Se suas células estiverem lidando com moeda, datas ou até mesmo hora, o Excel pode adaptá-las e tratá-las como tal. Ao clicar com o botão direito do mouse em uma célula (ou grupo de células) e clicar em ‘Formatar células’, você pode aplicar um formato diferente de sua preferência. Isso evita que você tenha que digitar símbolos manualmente, como $ ou %, dependendo do tipo de formatação escolhido, além de manter o formato de dados consistente e organizado. Isso também pode ajudar a garantir que suas fórmulas matemáticas façam sentido, por exemplo, ao adicionar ou subtrair tempo. Existem dezenas de opções disponíveis, então você deve encontrar algo que atenda às suas necessidades.
3. Hoje
As planilhas do Excel são ótimas para acompanhar ações para gerenciar prazos. Felizmente, os assistentes técnicos da Microsoft incluíram uma fórmula simples para permitir que sua planilha preencha automaticamente a data atual. Se você digitar a fórmula “=TODAY()” em uma célula, ela sempre mostrará a data atual. Abra sua planilha do Excel amanhã e ela será atualizada automaticamente e assim por diante. Isso pode ser usado como ponto de referência para outras células para ajudar a acompanhar os prazos. O exemplo acima mostra uma célula com ‘Today’ seguido por uma lista de prazos de ação. Basta fazer com que os prazos subtraiam a data de ‘Hoje’ e você poderá calcular facilmente quanto tempo resta nos prazos do projeto.
4. Dados absolutos $
Às vezes, quando você deseja preencher automaticamente, pode querer manter alguns dos dados consistentes. Ao adicionar um cifrão ‘$’ a uma fórmula, torna os dados absolutos (sempre os mesmos). Mantendo o exemplo acima, quando olhamos para a fórmula ‘Dias restantes’, queremos manter os dados ‘Hoje’ absolutos. Portanto, simplesmente adicionamos um cifrão ‘$’ na frente dos dados que queremos manter bloqueados – sempre se aplicará ao número/letra diretamente à direita do $. Quando arrastarmos para o preenchimento automático, ele mudará os dados sem um $, então o B5 se tornará B6, mas o C2 permanecerá inalterado.
Se você estiver arrastando horizontalmente em vez de verticalmente, basta adicionar o $ na frente da letra da coluna. Então C2 se tornaria $C2 (ou $C$2 se você quiser manter os dois).
5. Formatação Condicional
Esse recurso bacana permite que você defina regras para fazer com que as células mudem de aparência dependendo de seu conteúdo. Você pode querer que os valores se destaquem se estiverem acima do orçamento ou dentro de um determinado período de tempo. Para isso, clique na opção Formatação Condicional na barra de ferramentas do Excel:
Existem muitas opções predefinidas para escolher, como destacar os 10 principais valores, dados acima ou abaixo de um valor definido ou dentro de um intervalo de datas. Ou, se você estiver se sentindo corajoso, pode criar facilmente seu próprio conjunto de regras, até mesmo alterando as células que contêm determinado texto.
No exemplo abaixo, criei formatação condicional para alterar as datas da próxima semana para âmbar ou as ações atrasadas para vermelho, adicionando um aspecto visual que ajuda a priorizar as ações.
6. Validação de dados
Com esse recurso, você pode ajudar a minimizar possíveis erros em sua planilha do Excel. A validação de dados permite limitar os tipos de dados que podem ser inseridos em uma célula. O menu Validação de dados pode ser acessado clicando na guia ‘Dados’ da barra de ferramentas e, em seguida, encontrando o botão ‘Validação de dados’:
A partir daqui, você pode definir regras para evitar a entrada do tipo errado de dados, especificando apenas datas, números, etc. ou meu favorito pessoal; criando uma lista de entradas de dados aceitáveis que podem ser selecionadas em uma lista suspensa quando você clica nessas células. A validação de dados permite até que você defina sua própria mensagem de erro se os dados errados forem inseridos!
7. Pincel de Formatação
Você já passou o que parece uma eternidade fazendo sua planilha parecer uma obra-prima estética, apenas para adicionar novas células sem graça e chatas e sentir que está de volta à estaca zero?
Não tema, o Excel possui um recurso interno chamado Pincel de Formatação, que faz exatamente o que diz. Você pode facilmente copiar e colar sua formatação de uma parte de sua planilha para outra (incluindo qualquer formatação de número ou formatação condicional que você possa ter adicionado).
Primeiro, arraste o mouse sobre o formato que deseja copiar e, no canto superior esquerdo da tela, procure o botão Pincel de formatação. Clicar nele copiará o formato, que você pode simplesmente clicar nas células às quais deseja aplicá-lo.
Dica profissional — clique duas vezes no ícone Pincel de formatação se desejar aplicar o mesmo formato várias vezes ou em áreas diferentes.
8. Ordenar e Filtrar
Então, você criou uma enorme planilha do Excel com muitas e muitas informações úteis. Agora você não consegue encontrar o que procura. Com os recursos de classificação e filtro do Excel, você pode reorganizar facilmente seus dados para mostrar exatamente o que precisa ver. Para começar, destaque a linha superior das colunas que deseja incluir e localize o botão Classificar e filtrar na barra de ferramentas:
Isso aplica um menu suspenso a cada cabeçalho de coluna, no qual você pode clicar e classificar seus dados em ordem crescente/decrescente com base em valores ou em ordem alfabética.
Você também pode clicar nos filtros para ocultar os dados especificados, mantendo-os combinados com suas linhas relevantes. No exemplo abaixo, selecionei exibir apenas minhas ações incompletas do meu rastreador para permitir que eu me concentre no que ainda preciso fazer. Em seguida, filtrei pelo menor tempo restante:
É útil observar que a seta suspensa no cabeçalho da coluna muda para indicar que uma classificação ou filtro foi aplicado (isso é útil para rastrear seus dados ocultos quando você precisar recuperá-los).
9. Gráficos e Tabelas
Uma das ferramentas mais poderosas disponíveis no Microsoft Excel é a capacidade de colocar seus dados em um gráfico simples, mas profissional, com o clique de um botão. Isso pode fazer com que até mesmo os dados mais mundanos pareçam interessantes e torna muito mais fácil identificar tendências em seus dados.
Para criar um gráfico, basta selecionar os dados que deseja incluir e clicar no botão Gráficos recomendados na guia ‘Inserir’ da barra de ferramentas.
Isso fornecerá a você uma tabela ou gráfico que melhor se adapta aos dados que você forneceu, desde gráficos de barras a gráficos de pizza ou até mesmo os gráficos de Pareto mais avançados. Depois de se familiarizar com o básico, você pode até brincar adicionando linhas de tendência ou vários conjuntos de dados ao mesmo gráfico para aprimorar ainda mais suas apresentações.
10. Salve
Salve, salve e salve novamente. Realmente não pode ser declarado o suficiente. A dica mais importante desta lista é salvar com frequência sua planilha do Excel. Todos nós já passamos por isso antes… Em um minuto você está produzindo números na velocidade da luz, produzindo os melhores resultados que você já viu, e no momento seguinte tudo se foi. Pode ser uma bateria de laptop descarregada, um erro de rede ou a temida mensagem ‘Não está respondendo’ – todos nós já perdemos trabalho antes. Quanto maior e mais rica em recursos sua planilha do Excel se torna, maior a chance de ela travar enquanto processa seus números e desenha seus gráficos. Muitas vezes, isso é recuperado, pelo menos parcialmente, pela recuperação de documentos da Microsoft, mas você não quer correr esse risco.
As melhores dicas para dominar o Microsoft Excel
Siga estas 10 dicas para iniciantes e você será a inveja do escritório em sua próxima apresentação, com toda a sua planilha do Microsoft Excel cantando e dançando. Estes são apenas a ponta do iceberg quando se trata do Excel, mas com um pouco de tempo e prática eles se tornarão uma segunda natureza e você estará pronto para recursos mais avançados para tornar sua vida mais fácil e seus dados mais inteligentes.
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