Você já se deparou com uma planilha do Microsoft Excel repleta de dados, mas não sabe onde procurar a seguir? Você gostaria de filtrar, classificar e analisar e fazer com que seus dados trabalhem mais para você? Bem, não procure mais. Com este guia, veremos 7 ferramentas úteis para tornar seus dados muito mais acessíveis, fornecendo as informações de primeira linha de que você precisa (e com boa aparência ao fazê-lo!).
As seguintes funções do Excel podem ser usadas em bancos de dados novos ou existentes para localizar ou resumir informações de forma rápida e fácil. Você pode usá-los para transformar uma parede de números em dados significativos com apenas alguns cliques simples.
Embora tenhamos fornecido apenas 7 ferramentas aqui, elas farão uma enorme diferença em seus recursos. Você pode até combinar a maioria deles para aumentar ainda mais seu impacto, deixando seu chefe e colegas maravilhados com suas habilidades.
A maioria dessas ferramentas é relativamente básica, mas algumas das últimas podem ser intermediárias. Embora, com um pouco de prática, qualquer um possa usá-los com sucesso e dar aos seus projetos do Microsoft Office aquele fator surpreendente.
Portanto, sem mais delongas, vamos ver nossa primeira ferramenta simples para fazer seus dados funcionarem.
Soma
É tão simples quanto parece. Use a função Sum para somar (adicionar) todos os dados solicitados. Você pode fazer isso em linhas ou colunas, até mesmo adicionando várias fontes numéricas em sua planilha.
Vamos dar uma olhada na criação de uma fórmula básica de Soma:
=Sum(value1,value2,value3…)
Para somar um intervalo de dados, substitua o valor na fórmula pelas células. Por exemplo, para adicionar as células A1 até A20, você usaria ”Soma(A1:A20)”. Outras células ou intervalos podem ser adicionados seguindo uma vírgula “=Soma(A1:A20, B15, C2:C5)”.
Você pode instruir a fórmula exatamente quais células incluir digitando os nomes das células ou pode clicar e arrastar uma caixa sobre as células que deseja incluir, e a fórmula irá adicioná-las automaticamente.
Você pode optar por Somar no final de uma linha ou coluna ou criar uma tabela em outro local da planilha. Você pode até somar o conteúdo de uma planilha e fazer com que eles extraiam os resultados para outra planilha (ou mesmo pasta de trabalho). Ainda é uma ferramenta simples, mas muito mais funcional do que parece à primeira vista.
Contar
A função Count mais básica faz exatamente o que diz. Ele conta o número total de células destacadas em um intervalo. Porém, não soma o total do conteúdo das células, apenas o número de células presentes. Usamos a seguinte fórmula:
=Count(value1,value2,value3…)
Dentro dos colchetes, você pode listar os valores/células individuais ou colocar o intervalo de células que deseja considerar. Um intervalo pode estar em várias linhas e colunas, como A1:A50 ou A1:D50.
O exemplo acima mostra o número total de transações feitas pelos clientes em um pequeno banco de dados.
A função Contar contará apenas as células que contêm números; portanto, se uma célula estiver em branco ou contiver texto, ela a ignorará completamente.
Se você quiser contar células de uma maneira mais específica, como células que contêm um determinado número ou uma determinada sequência de texto, continue lendo para obter o CountIf mais poderoso!
CountIf
Esta função só contará células se elas atenderem aos critérios especificados (realmente fazendo jus ao seu nome!). Por exemplo, você pode querer contar apenas as células que contêm um determinado nome ou número de identificação ou um valor acima ou abaixo de um determinado limite.
=CountIf(range,criteria)
Selecionamos um intervalo semelhante à função de contagem anterior, colocamos uma vírgula e declaramos os critérios que você deseja considerar. No exemplo abaixo, adicionei uma contagem do número de pedidos para cada cliente contando quantas vezes seu nome aparece na lista de pedidos no exemplo acima.
Se quiséssemos, digamos, contar as vendas apenas acima de US$ 100, você simplesmente definiria os critérios na fórmula como >100. Para fazer isso, a fórmula seria “=ContSe(F1:F19, “>100”)”. Os critérios podem ser bastante versáteis; você pode contar por números em um intervalo, contar se é um trecho de texto específico ou contar se corresponde ao conteúdo de outra célula especificada.
SomaSe
Semelhante a CountIf, podemos usar SumIf para considerar apenas as células que atendem ao nosso conjunto de critérios. A diferença aqui é que Countif contará apenas o número de células, enquanto SumIf somará o conteúdo das células se elas corresponderem ao seu conjunto de diretrizes.
=SumIf(range,criteria,[sum_range])
Você pode criar uma série inteira de critérios diferentes, assim como CountIf faz acima, para somar dados em várias células que atendem ao seu conjunto estrito de regras. Uma diferença que você notará é a inclusão de [sum_range] na fórmula. Isso nos permite especificar as regras em uma coluna, mas adicionar os valores de outra coluna correspondente.
Com base no exemplo anterior, você pode ver aqui que usei SumIf para criar uma tabela para somar o valor do pedido de cada cliente, usando o nome como critério. No extrato da planilha (veja acima), as células destacadas em azul são as células que verifica os critérios; então, se houver correspondência, as células em vermelho serão somadas.
Mínimo máximo
Esta função bacana simplesmente extrai os valores mais altos ou mais baixos de um conjunto de números para evitar que você tenha que vasculhar linhas e linhas de informações, tentando localizar a diferença. Isso pode ser útil para ver rapidamente qual cliente está gastando mais dinheiro com sua empresa ou, por exemplo, se você tiver uma lista de tempos de maratonistas, ela pode mostrar instantaneamente os tempos mais rápidos ou mais lentos alcançados.
=Min(value1,value2,value3…)
ou
=Max(value1,value2,value3…)
Esta pequena ferramenta pode economizar muito tempo. À medida que seus dados alteram as classificações, o mínimo e o máximo sempre se mantêm atualizados, observando constantemente a fórmula e certificando-se de que está correta.
Você pode combinar isso com alguma formatação condicional para tornar as células ou texto um estilo de cor diferente ou puxar as informações para uma página de visão geral para sempre garantir que você esteja atualizado com quaisquer alterações.
Classificação
Em vez de apenas ver os valores mais altos e mais baixos com as funções Min/Max, você também pode classificar uma seleção de dados por seus valores individuais. Isso é feito usando a fórmula de classificação.
Dependendo de quais dados você possui, a função Rank pode ser usada para visualizar rapidamente onde você precisa focar sua atenção, como quais produtos estão fazendo menos vendas ou quais páginas da web estão recebendo mais cliques.
Vejamos um exemplo:
=RANK(number,ref,[order])
Você seleciona o número ao qual deseja atribuir uma classificação, então o ‘ref’ é o grupo de valores com o qual está sendo comparado, seguido pelo valor opcional ‘ordem’ – pode ser 0 para descendente ou 1 para ascendente.
Nosso exemplo acima mostra quais de nossos clientes estão fazendo mais/menos gastos com vendas. Poderíamos facilmente mudar para olhar para o volume de vendas selecionando a coluna anterior, dependendo de nossas necessidades no momento.
Novamente, você pode até emparelhar isso com alguma formatação condicional para destacar as classificações mais altas e mais baixas ou até mesmo colocar cada classificação em uma escala de cores deslizante para realmente dar um toque especial.
Vlookup
O infame VLookup é extremamente útil, mas não tão difícil quanto sua reputação sugere. Ao inserir um valor exclusivo da primeira coluna de sua tabela (como um número de pedido, número de ID ou nome), a função Vlookup vasculhará toda a tabela e trará de volta alguns dados específicos relacionados à sua entrada.
Usando nosso banco de dados de clientes acima, podemos digitar o número de transação exclusivo da primeira coluna para obter todos os detalhes relacionados a essa transação.
A fórmula usada para isso é:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup)
Although this looks complicated at first, it’s actually quite straightforward. Let’s break it down:
Lookup_value is the cell it reads before it goes off searching. This is a unique string of information you type to prompt the search. For example, you might type in a transaction number to look up a specific customer sale.
Table_array is the search location. Here you specify what data you want to be included in the search, and the function will search this table each time you enter a lookup value. Your unique lookup_value should always be in the first column in this table.
Col_index_num is the column from the above Table_array, which will provide you with the data to output. The lookup will take your lookup_value, find it in the table_array and then provide the data which is present in the column number we have entered here.
Range_lookup is an optional field. Here you can enter either TRUE or FALSE. If TRUE, then the lookup will search for an approximate match. If FALSE, then the lookup wants an exact match. If left blank, this will always default to TRUE.
In the example, the VLOOKUP formula in cell I4 reads the transaction number from cell H4. It finds this number in the table, then looks at column 2, which in this case is the customer name. It then reads across to this column and sends back the name Dan.
By extending the Vlookup to more additional cells, we can create a full recount of the customer order made with each transaction number. You only need to change the column number to look at the adjacent information to pull that through too.
As useful as they are, Vlookups do come with a couple of limitations. Firstly, the VLookup value will not recognize any duplicate values. If we had two transactions with the same ID number, the function would find the first occurrence and then stop. This is why it is important to have a unique value – If we used surnames, for example, and had 2 Smiths, the Vlookup would always stop at the first Smith.
Secondly, Vlookups can only look right. This isn’t a Zoolander reference but a feature of how the search works. It looks down the left-hand column for the ‘Lookup_value’ and then returns information from the columns to the right of this (as specified by the user). There are way around this, such as the XLOOKUP function, but they are a bit more advanced.
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