As pessoas são mais propensas a fazer duas coisas ao mesmo tempo quando a reunião é realizada pela manhã, de acordo com um estudo realizado com funcionários da Microsoft. (Foto: 123RF)
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ACORDAR DE MANHÃ. A única forma de ser eficaz para alguns, a falta de respeito pelos outros, a “multitarefa” ou a ação de fazer várias coisas ao mesmo tempo numa reunião não é inevitável. No entanto, é necessária uma boa dose de escuta dos membros da sua equipe, alerta Jenny Wood, executiva sênior do Google.
Talvez mais evidente desde o início da pandemia, esta tendência de fazer várias coisas ao mesmo tempo intensifica-se à medida que aumenta o número de pessoas convidadas para a chamada e a sua duração. Pelo menos foi o que revelou um estudo realizado entre funcionários da Microsoft em 2021 sobre seus hábitos de “multitarefa” durante reuniões virtuais.
Os convidados em uma reunião que dura mais de 80 minutos têm seis vezes mais probabilidade de realizar multitarefas do que se durasse menos de 20 minutos, relata. a revista americana Wired. A equipe responsável pelo estudo também constatou que essa prática era mais frequente quando a reunião era pela manhã e quando era recorrente.
Nem todas as atividades realizadas simultaneamente terão o mesmo impacto no nível de concentração do funcionário, ressalta a psicóloga organizacional americana Sarah Marrs: dobrar roupa, por exemplo, não exige tanta atenção quanto escrever um e-mail.
No entanto, isto pode ter consequências significativas nas relações que temos com os nossos colegas de trabalho e na saúde mental do funcionário que realiza várias coisas ao mesmo tempo, lembra ela num artigo publicado em a publicação americana Psychology Today.
Para parar esta prática
Quando entrou pela primeira vez em sua equipe no Colorado, Jenny Wood descobriu que “multitarefa” em reuniões era comum. Ciente das consequências que isso poderia ter na qualidade das discussões que ali aconteceriam, ela procurou encontrar um método que permitisse à sua equipe adotar o novo comportamento, sem se sentir obrigada a fazê-lo pelo novo chefe.
É daí que veio a sigla STOP, ou “Signal, Talk, Opt-Out and Pause”, ela escreve em uma postagem de blogque traduzo livremente como “incorpora, troca, recusa e espera”.
Jenny Wood recomenda que as pessoas que desejam influenciar seus colegas a mudar seu comportamento liderem pelo exemplo. Pelo menos foi o que ela fez no início. Se a transição não aconteceu de forma automática, deixou uma marca nos companheiros que não deixaram de ressaltar que acharam inspirador vê-la tão envolvida na conversa.
Além disso, os colaboradores devem se sentir envolvidos na implementação desse novo hábito. Para isso, é fundamental estabelecer um clima de segurança psicológica, sublinha em linhas gerais o gestor da Google. Em vez de receber uma ordem, a equipe identificou a netiqueta que funcionava para eles, como decidir que, durante grandes apresentações presenciais, todas as telas deveriam ser abaixadas.
A capacidade de recusar um convite se isso impedir a realização de uma tarefa urgente também foi adicionada a este código de etiqueta para reuniões.
Para manter os convidados atentos, o líder às vezes faz longas pausas na apresentação quando os convidados se distraem com um e-mail que não pode esperar até o final da reunião. Sem serem destacados, os envolvidos acabam se reconectando com o que se diz ao seu redor e deixam de se distrair, observa Jenny Wood.